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商务中心工作规程
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文章来源：资讯中心 > > 酒店管理 > 酒店人力管理
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发布时间：2005-12-25
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(一)准备工作
1、比规定的上班时间提前15分钟到岗，进行交接班并了解上一班的情况。
2、阅读交接班簿并在上面签字。
3、检查工作设施，进行清洁维护。
5、开始日常工作。
(二)日常工作
1、接受领班的工作指示，按公司仪容仪表规范要求按时上岗，热情、有礼、周到地做好经营和接待工作。
2、熟悉掌握业务操作，做好复印、中英文打字、过胶服务，电传、传真的收发工作。
3、负责对使用的设备、设施的维护保养和小维修工作。
4、及时把各类“报件”送交客人或所在部门服务台，并做好输单、登记工作。
5、做好本班的计划及日常卫生工作、交接班登记工作。
(一)长话
1、了解客人受话的地区，并按不同地区话费价格填写消费单，及时输单。
2、客人通话后，按电脑显示的通话时间、通话费用及服务费，核对无误后方可走单。
3、熟悉各地区的长途收费标准，收费时做到准确无误。
(二)复印
1、接客人的复印资料时，要主动跟客人打招呼，欢迎客人，向客人介绍收费标准，并了解清楚复印的数量、规格要求，特别是证件，要问清楚是单面还是双面复印。
2、根据客人的要求对复印纸张的规格、复印张数及色彩浓淡进行选择；看清原稿的清晰度，做好调色的尺寸对比工作，以免出次品；需要放大或是缩小的复印，调整好比例尺寸。
3、将复印原件定好位置，平铺，检查送纸箱是否已准备好，然后按动复印键。
4、如要多张复印，印出第一张后，查看有无问题，征求客人对复印件的意见，如没有，即可连续复印。
5、复印完毕后，将原件按顺序交给客人；问明客人是否需要装订复印件，若需要，则替其装订。
6、根据所复印的规格及张数，开出账单。账单要一式三联，一联存底，一联交财务结账处，第三联交给客人；要熟悉收费标准，做到收费走单准确无误。
7、将账单号码、金额、付款方式及客人的房号分项填写在日复印报表上。
(三)传真
1、接客人待发的传真、电传件时，需看清要求和所发往的地区及电话号码。向客人说明价格，并准确做好收费走单工作。
2、待送的电传、传真必须及时准确地送交客人，一时找不到客人的，立即吧台、洗浴部、休闲部查询，查到后做好记录，及时按查到的位置送交客人。
3、发传真或电传时，要认真负责，熟悉所有的地区号码。
4、对于找不到收件人的疑难来件，应请示上级，妥善处理。
5、传真发送操作。
①主动热情地接待客人，接过客人拟好的稿件，问明发往的国家和地区。
②仔细阅读客人所要发送的稿件，查看是否有不清楚的地方。
③检查客人是否已将传真号码、姓名等项内容填写清楚。
④输入传真号码，与稿件上所写的进行核对，确认无误后，按键发送。
⑤传真发出之后，将成功发出报告单及原件一同交给客人。
⑥按照有关规定计算传真费，请客人付款或是签单，并将传真号码及发送所用的时间在账单上注明，然后把账单送到前厅收银处。
⑦因为线路不通等各种原因暂时发不出传真时，应该向客人道歉并解释，另外，如果客人不是很急，可以请其先签单回房，等发出之后再通知客人。
⑧填写日发送传真报表。
(四)打印
1、热情欢迎客人，主动向客人介绍打印价格、按打字数量及收费标准收取费用。
2、接到客人要打印的稿件后，了解客人的要求：是英文或中文打字、共有多少稿件、要用什么尺寸纸张打印、字体格式要求、有何特殊要求等。
3、对稿件要细看一次，如有不清楚的，要及时问清客人，弄清客件上的不明字母或符号，以免打错。
4、估计大概能完成的时间并告知客人。
5、按客人的要求、格式、准确、快捷地完成打字任务，如果需要较长的时间才能打完，请客人在打字间隙进行其他的休闲项目，只需留下手牌号，待打好后再通知客人。
6、文件打印完毕后，须要进行校对，然后修改，再校对，做到准确无误。
7、客人收件时，请客人核对一遍，准确无误后，按照客人所需的文件数交由客人。
8、按规定的收费标准及时填单，并请客人签字，向客人道谢，然后将账单转交休闲部收银处走单。
9、询问客人的文件是否需要保留，若无此要求，则删除掉。
(五)电传发送。
1、热情地接待客人，主动介绍收费标准。
2、接过客人要发送的稿件，检查其手写字体是否清楚，号码是否正确，阅读电传原稿，向客人询问不清楚的地方，并请客人填写电传发送表。
3、检查电传发送表的内容，看敬语、姓名、房号、发送国家和地区等各项内容是否准确。
4、让客人再次核对电文内容，根据客人要求更改错别字，让客人再次复核，输入电传机进行发送。
5、发送完毕之后，将电传机读出的打印稿撕毁，一联保存，准备记账，另一联交给客人。
6、根据发送所花时间，按价目表规定计算电传费，并填写收费单一式三联，两联送前台收银处，另一联和发送底稿放在一起送给客人签字确认。
五、网吧电脑管理规定
(一)休闲部负责对电脑的管理、保管与维护，负责为浴客提供电脑接通网络的服务工作。
(二)电脑服务员必须经过技术培训合格后方能上机操作。
(三)休闲部电脑管理员负责电脑的安全，对电脑开启密码保密，并对自己的一切操作负责，出现失误或问题，立即通知公司电脑系统维护员处理。
(四)严禁工作时间利用职务之便使用电脑，严禁私自安装外来软件、玩游戏、浏览网站，严禁私自拆装电脑设备。
(五)严格按照电脑操作规程启动、关闭电脑；暂停使用电脑时，应关闭所有电源开关；操作过程中不得擅自中断或重新启动电脑设备。
(六)负责保持电脑系统的安全防毒，安装电脑杀毒防火墙软件，严禁浏览非法网页，严禁接收匿名邮件等。
(七)在设备运行中，发现有异常声音或异味时，应立即切断电源，并通知系统维护员。
(八)认真做好电脑的日常维护与保养。
1、不宜将显示器的光度调得过高；
2、严禁在电脑设备上涂划或在设备上放置杂物，特别是严禁在电脑散热孔或键盘上放置其它物品，尤其是金属物和液体；
3、确保防尘、防潮、通风，遇高温天气应及时采取降温措施；
4、清洁电脑时应切断电源，使用洁净干抹布。
(九)电脑专用电源严禁挪作他用；遇到浴所停电，电脑专用电源可维持短暂供电，应尽快把工作处理完毕，待恢复供电后可继续使用。
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