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饭店的采购功能
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文章来源：酒店资讯 > 酒店管理 > 酒店资源管理
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发布时间：2005-01-20
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在过去的15年中，酒店的采购功能没有多大变化。20世纪80年代末期，各种税收方面的优惠政策是酒店业发展的根本原因。人们并不指望和要求特别高的投资回报率。 在当前的经济社会中，人们对酒店利润率的期望已有所改变，希望在保持现有质量水平的同时提高利润率。这就使人们对采购功能产生了兴趣，而且节约成本也变得更加重要了。 如今，酒店经理已经认识到采购部门节省下来的成本是那些在无须增加任何其他相关成本情况下直接记入利润的金额。节省一些钱并不难，难的是在保质保量的前提下创造成本效益。 酒店采购并不只是让对方报三次出价然后圈定最低的价格，采购的定义应该是“在正确的时间以正确的价格买进正确的产品”。 这话说起来简单，但是真要把它运用到采购1000—2000件物品中的时候，它对采购部经理就是很大的挑战了。酒店的采购功能为酒店内部各个部门提供支持，不管是为管事部采购化学清洁物品，还是为市场营销部采购办公用品，不管是为会计部门采购计算机用品，还是为餐厅采购食品和酒水，都是如此。
采购部经理通常要向酒店的财务经理或财务处打报告。我相信这一程序将来会有变化，因为需要更好的运作方式来管理采购功能。我们需要建立一个来达到为客人服务的共同目标。
报告制度的格局将改变运作方式。采购部经理可以直接向总经理或经理助理报告，在大一点的酒店，或直接向负责酒店经营的经理报告。这有利于发扬团队精神，采购部可以直接为客人服务，而不是仅仅为酒店的其他部门提供支持。
采购功能的重要性越来越明显，采购部经理的理想使命是使产品成本和服务成本发挥最大效益 ，达到并超过客人的期望值。因此有必要不断地评估产品的规格和特点，使新产品和技术完美地结合起来。采购部机构 采购部可以由3个方面的人员组成：
管理人员：管理人员负责确定价格、选择供应商、采购无库存货品等方面的任务。无库存货品是指那些采购进来马上就能使用或暂时存储在其他部门的产品。
收货人员：收货分两类：暂时存放在采购部的物品和按要求必须立即分发到酒店各部门的其他物品。
发货人员：发货有两种：\(1\)食品和酒水类消费品，包括食品、烈性酒、啤酒、配料，储存在采购部仓库；\(2\)办公用品、打印好的表格和布草等。这只是酒店物品清单的一小部分，具体数量随酒店的建筑规模和布局而定。
采购部的人员配备和责任分工因酒店而异，取决于酒店的大小和后勤部门的布局。下图是酒店组织结构图的一部分。在附录中有采购部详细的工作说明书范例。部门之间的关系
采购部经理跟酒店内的关键经理建立紧密的工作关系是至关重要的。这种关系应该建立在互相信任和诚实的基础上，并对自己的判断有自信心。
关键的经理包括：
饭店总经理；
经理助理或负责酒店经营的经理；
餐饮部经理；
行政总厨。
采购部经理经常与酒店所有的部门进行沟通。口头沟通是最频繁的，可以打电话，也可以当面谈。随着技术手段和电子通讯手段的进步，沟通的效率更高，采购经理可以在很短的时间内跟很多人进行沟通。
采购部经理在日常工作中经常与下列经理进行沟通：
总经理\(或经理助理\)：就与质量变化有关的事务和牵涉到资本支出的事务进行讨论\(如购买2000元以上的设备，或费用超过2000元的采购计划\)。
餐饮部经理：没有解决的食品采购事务以及与采购葡萄酒、烈性酒、啤酒有关的事务。
行政总厨：跟采购食品有关的事务。这方面的事务牵涉到供应商的表现、各种各样的食品市场、食品质量和有关货源的信息。
一个好的采购经理在作决定时，都以所有商业决策的标准—数据—为基础。任何人都不可能是所有产品的专家，所以产品的规格说明就有了用武之地。所有重要产品都要有书面的规格说明。采购经理应该定期对这些产品进行检测，以便证实它们是否达到标准或超过标准。比如，可以每月进行一次屠宰产品检测。采购信息来源
有很多鉴别厂商、加工商、制造商的信息来源，技术数据也比比皆是。其中供应商是最好的信息来源。采购部经理的一天
上午7：00 ：当食品和酒水到货时，检查食品和酒水的质量。拒收错发的货物、劣质产品，然后跟供应商联系并澄清问题，必要时选择另一家供应商。每天的采购成本低至3000元，高至50000元，这取决于酒店的大小和业务种类。
上午9：00—11：00 跟厨师长、餐饮部经理开会商量宴会事宜。商量菜单、服务员人数，并检查包房是否已按客人要求准备妥当。
中午12：00 ：食品和酒水的收货工作结束，并已发放完毕。进行盘存，以便确定第二天要用的货品。盘存完毕并计算好宴会需要用的货品数量之后，再选择供应商。向供应商发出订单。供应商可以有1—25个。
下午其余的时间可以采购非消费品的食品和酒水、索取报价单、催供应商按订单赶快发货。
采购部经理每周工作50—60小时，周末也可能加班。正常上班时间为上午7：00—下午6：00\(星期一到星期五\)，星期六从上午7：00到中午。公司指导和互相协作
公司的指导和控制因酒店公司而异。一般规律是，那些直接管理酒店而不是授予经营权给酒店的公司在制定政策和程序方面参与得更多一些。表1是某大型酒店公司的采购部经理需要遵循的工作标准。
虽然不象过去那么严重，但人们对公司的采购职能仍然持有怀疑的眼光。如今采购已不是酒店公司的利润中心，它只是为所管理的酒店带来利益。20世纪90年代的观念是“花很少的本钱得很多的利润”，这既适合于个别的酒店，也适合于酒店公司。最有效的方法是全公司的采购，其目的是通过大批量采购降低单价。酒店公司的采购办公室正是为这个目的而工作的。表2是酒店公司的采购办公室和酒店采购部可达成一致意见的项目。
采购部经理遵循的最低工作标准
1、 超过100元以上的采购项目都必须索取报价单。只有那些已跟食品供应商签有合同或政府控制的货品才可以例外。
2、 所有库存物品必须有面值证明的存货单。
3、 所有订单必须编号加以控制，必须有报批手续。
4、 必须有保存采购订单的档案系统。
5、 所有商品和产品要可通过检查、点数、过秤，确保跟发货单一致。
6、 对单价超过30元的食品，行政总厨和采购部经理必须有最新的产品说明书。 7、 每天的食品和酒水采购计划必须摘要说明和核对。
8、 采购部和财务部每月必须盘点一次，以便评估资产和计算实际消耗。
酒店公司和各下属酒店意见一致的采购项目
鸡尾酒餐巾纸 杯垫
银器 瓷器
客人支票 布草
徽章 牙签
小包糖 洗器具用的化学品
表格和计算机用纸 汽水用糖浆
业务名片 火柴
餐具柜加热燃料 肉类
果酱、蜜饯 食用油
番茄制品 糖枫汁
咖啡及咖啡具 蛋制品
结论
如今的酒店采购必须着重于资源以及有效地利用资源。在过去，一个笨办法就是找供应商解决问题。如今我们致力于跟主要供应商建立伙伴关系，发挥团队精神的做法营造了一个很好的环境，这个环境的维持可以依靠酒店和供应商双方的力量。
如今商务活动的另一个要素是沟通。对酒店来说，既包括酒店内部的沟通，也包括跟外部供应商的沟通。美国国内有一家供应商通过计算机网络连接了所有酒店的计算机，酒店可以通过计算机直接向该供应商发出订单。我们的酒店也可以让我们的酒店公司总部直接询问价格、询问有无货源和消费量等问题。
为了将来能稳操胜券，我们应该摆脱传统做法，必须通过分析现行做法从而探索出有革新意识的新方法。
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